Contabilidad básica: guía para agricultores principiantes

Resumen

Llevar una buena contabilidad es fundamental para el bienestar financiero de cualquier negocio. Permite al dueño del negocio (el agricultor) determinar si el negocio es rentable, establecer y dar seguimiento al progreso hacia las metas y, sobre todo, planificar la estabilidad financiera del hogar agrícola. El propósito de esta publicación es hacer que la contabilidad básica sea accesible para personas con poca o ninguna experiencia en el tema y alentar a los nuevos agricultores a desarrollar buenos hábitos de registro desde el principio.

Introducción

Además de cultivar excelentes productos alimenticios y de fibra y cuidar la tierra, los agricultores deben administrar bien las finanzas de su negocio y de su hogar. Para ello, es necesario ser organizado, llevar un registro de todos los ingresos y gastos, y comprender los principios básicos de la contabilidad.

Por ejemplo, si puedes predecir en qué meses tendrás tus gastos más importantes, podrás asegurarte mejor de tener el efectivo disponible para pagarlos. Esto es especialmente importante para los agricultores, quienes suelen tener gastos elevados en la primavera y no reciben el pago hasta más adelante en el año. Puedes administrar mejor tu efectivo al elaborar un presupuesto anual de flujo de caja. O si has pasado varios años desarrollando tu negocio agrícola sin pagarte por tu trabajo, tal vez te preguntes qué es lo que tienes para mostrar (financieramente) a cambio de todas esas horas de «trabajo propio». Puedes responder esa pregunta comparando los balances generales anuales de tu granja de los últimos años, uno al lado del otro. Por último, si tienes una meta respecto a cuánto ingreso familiar te gustaría obtener de tu operación agrícola, necesitas una imagen clara —en forma de estado de resultados— de los gastos anuales de tu granja en relación con las ventas anuales. Esto puede ayudarte a determinar cuánto más necesitas vender, aumentar tus precios y/o reducir tus gastos para alcanzar el monto deseado de tu salario neto.

Además, si te sientes cómodo respondiendo estas preguntas sobre tu situación financiera por tu cuenta, podrás responder las mismas preguntas ante una institución financiera. El banco querrá saber que tienes una comprensión realista de tu situación financiera, de hacia dónde te diriges y de lo que se necesitará para pagar tus gastos, incluido el préstamo, de manera puntual. Si bien una buena administración financiera no garantizará por sí sola el éxito de tu negocio, te ayudará a evitar gastos innecesarios, a expandir tu negocio de manera predecible y a contar con un colchón financiero frente a eventos inesperados.

Presupuesto operativo anual de flujo de efectivo

Una visión completa del flujo de efectivo abarca todas las fuentes y usos del efectivo de un hogar agrícola. Analizaremos esta visión completa más adelante.

En primer lugar, veamos la elaboración de presupuestos de flujo de efectivo, que permite a los agricultores dar seguimiento o proyectar el flujo de efectivo mes a mes a lo largo del año, con el fin de identificar cuándo el flujo de efectivo es negativo y planificarse para esos momentos. La tabla a continuación muestra el flujo de efectivo de una granja hipotética, a la que llamaremos Granja Big Beet. Estas cifras se basan en una granja real: una pequeña operación en etapa inicial ubicada en las afueras de Bozeman, Montana.

Como pueden ver, este es un desglose mensual de las entradas y salidas de efectivo de la cuenta bancaria de Big Beet Farm en un año específico. Si tuvieran tierras agrícolas e hipotecas sobre ellas, agregarían aquí líneas para los pagos del impuesto a la propiedad y el pago de la deuda (capital e intereses). Si hubieran vendido un equipo (o cualquier otro activo de capital) durante el año o hubieran recibido un nuevo préstamo, agregarían líneas para esos conceptos en la sección de ingresos de efectivo, bajo el rubro de «ingresos de efectivo».

La información más valiosa de esta hoja es la línea del saldo de efectivo que aparece al final. Obsérvese que, si bien el saldo acumulado de efectivo al cierre del año es positivo, algunos meses muestran un saldo negativo. En marzo, mayo y julio, Big Beet prevé gastar más dinero del que ingresa. La pregunta que deben hacerse los agricultores es: ¿de dónde sacarán el dinero para pagar esas cuentas? Tal vez puedan obtener una línea de crédito del banco o recurrir a sus ingresos no agrícolas. Quizás tengan un saldo en efectivo lo suficientemente grande, proveniente de los ahorros en la cuenta corriente de la granja, para cubrir los gastos iniciales de la temporada. De no ser así, tal vez consideren solicitar los pagos de la CSA en marzo en lugar de abril. El objetivo es anticiparse y planificarse para estas posibles restricciones de flujo de efectivo.

Para elaborar esta tabla, los agricultores se reunieron a finales de 2012 con todos sus recibos y el registro de ventas, e ingresaron los totales mes por mes según el tipo de gasto o el mercado en el que vendían. Utilizarán esta información para elaborar su presupuesto de flujo de efectivo para 2013. Analizar el flujo de efectivo de 2012 les ayudó a establecer una referencia para las entradas y salidas de efectivo de la temporada de 2013, con los ajustes necesarios para los cambios planeados, como la expansión de los programas de agricultura apoyada por la comunidad (CSA) tanto de hortalizas como de flores.

Para una granja que recién inicia su primer año, armar un presupuesto operativo probablemente sea una tarea que requiera mucho tiempo, pero que resulte de gran valor. Esto exige que el agricultor principiante establezca una meta de ingresos y determine qué precios fijar y a qué mercados dirigirse para alcanzar esa meta. También requiere que el agricultor sea específico en cuanto al equipo, los suministros y otros gastos necesarios para producir y comercializar una variedad y un volumen específicos de productos agrícolas. Para obtener orientación sobre este proceso de planificación, consulte la publicación de ATTRA titulada «Evaluación de una empresa agrícola».

Estado de flujos de efectivo

El estado de flujos de efectivo, que es un componente obligatorio de una solicitud de préstamo, ayuda a determinar si se cubrirán todos los gastos a lo largo del año y de qué manera. Muestra el total anual de entradas y salidas de efectivo del hogar agrícola derivadas de las operaciones, el financiamiento, las inversiones y las actividades no agrícolas.

Un estado de flujo de efectivo toma en cuenta las entradas provenientes de las ventas agrícolas, los préstamos bancarios (financiamiento), los ingresos no agrícolas (financiamiento) y la venta de activos fijos (inversiones), así como las salidas por los gastos de manutención de la familia, el pago de un préstamo y la compra de un nuevo activo fijo (como un tractor o una cámara frigorífica). El banco necesita esta información para asegurarse de que habrá dinero entrando de alguna fuente (si no es de la propia operación agrícola) para pagar las cuentas, incluido el servicio del préstamo. Al evaluar una granja pequeña, no tradicional y/o en sus inicios, un banquero puede insistir en que el hogar agrícola cuente con ingresos no agrícolas como red de seguridad en caso de que la operación no genere tanto dinero como se había planeado.

Estado de resultados

El estado de resultados tiene las mismas categorías de ingresos y gastos que el presupuesto operativo anual en efectivo mencionado anteriormente, pero sin la partida de compras de capital y con la adición de los gastos por depreciación y los intereses. Además, en lugar de un desglose mensual, el estado de resultados muestra las ventas totales (o ingresos brutos) correspondientes a un año de operación de tu granja, junto con todos los gastos y lo que queda como ingreso neto de la granja.

Categorías de gastos

Las categorías de gastos que aparecen en la parte izquierda del estado de resultados se basan en el formulario F del IRS, «Ganancias y pérdidas de la actividad agrícola», y se han adaptado para ajustarse mejor a esta operación en particular. También conocida como «plan de cuentas», la lista de gastos operativos que utilizas para tu estado de resultados también puede servirte para tu presupuesto y estado de flujo de efectivo.

Las líneas del Anexo F del IRS incluyen lo siguiente:

PARTE I: Ingresos agrícolas

1. Ventas de ganado y otros artículos que compraste para revender
2. Costo según otra base del ganado u otros conceptos reportados en la línea 1
3. Resta la línea 2 de la línea 1
4. Venta de ganado, productos agrícolas, granos y otros productos que usted haya cultivado o criado
5. Distribuciones cooperativas
6. Pagos de programas agrícolas
7. Préstamos de la Corporación de Crédito para Productos Básicos (CCC)
8. Indemnizaciones por seguros de cosechas y pagos federales por desastres agrícolas
9. Ingresos por servicios de contratación a medida (trabajos con maquinaria)
10. Otros ingresos, incluyendo créditos o reembolsos por impuestos federales y estatales sobre la gasolina o el combustible
11. Ingresos brutos

Parte II: Gastos agrícolas

12. Gastos de autos y camiones
13. Productos químicos
14. Gastos de conservación
15. Servicio de contratación personalizada (trabajos con maquinaria)
16. Depreciación y deducción de gastos conforme a la sección 179 no reclamadas en otra parte
17. Programas de prestaciones para empleados
18. Feed
19. Fertilizantes y cal
20. Transporte de carga y transporte por camión
21. Gasolina, combustible y aceite
22. Seguros (excepto los de salud)
23. Intereses hipotecarios (pagados a los bancos)
24. Personal contratado
25. Planes de pensiones y de participación en las utilidades
26. Alquilar o arrendar (véanse las instrucciones) a. Vehículos, maquinaria o equipo b. Terrenos, animales, etc.
27. Reparaciones y mantenimiento
28. Semillas y plantas
29. Almacenamiento y depósito
30. Suministros
31. Impuestos
32. Servicios públicos
33. Veterinaria, cría y medicina
34. Otros gastos (especificar):

El estado de resultados te permite ver si la operación agrícola está generando ganancias y analizar la relación entre los ingresos brutos y los ingresos netos. En este ejemplo, para obtener $1,509 de ingresos netos (o ganancia), Big Beet tuvo que vender $4,904 en flores, verduras y aves de corral. Esto representa un índice de ingresos del 30 % (los ingresos netos son el 30 % de los ingresos brutos), lo cual es una buena tasa. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los agricultores no han contraído ninguna deuda, lo que podría aumentar sus gastos, ni han contratado trabajadores ni se han pagado a sí mismos una tarifa por hora por su trabajo. Estos factores podrían, en última instancia, limitar su capacidad de producción y la cantidad de ingresos que pueden obtener a través de la agricultura.

Por otro lado, a medida que inviertan en la granja y descubran los sistemas de producción y comercialización que mejor les funcionen, los agricultores se volverán más eficientes y probablemente mantendrán o aumentarán su relación entre ingresos netos e ingresos brutos. Una relación de ingresos aproximada para los agricultores es del 20 % (los ingresos netos son el 20 % de los ingresos brutos), aunque esto varía mucho según el tipo de operación y el tiempo que lleve en funcionamiento. Las granjas pequeñas, diversificadas y que venden directamente al consumidor pueden alcanzar ratios de ingresos más altos.

Depreciación

La depreciación es una forma de expresar el desgaste cotidiano del equipo. Distribuye el costo de reemplazo a lo largo de la vida útil del producto. Por ejemplo, si los dueños de Big Beet Farm compran un tractor por 10,000 dólares, el primer paso para calcular su depreciación sería restar su valor residual de ese precio. (El valor residual es la cantidad por la que esperas poder vender el equipo usado —o como chatarra— cuando ya no lo necesites.) Dividir el resultado entre el número de años que esperan usar el tractor determinaría su depreciación.

Si el valor residual del tractor de Big Beet Farm fuera de $1,000 y los agricultores esperaran utilizarlo durante 10 años, su depreciación sería de $900: mil dólares (valor residual) restados de $10,000 (precio de compra) equivalen a $9,000. Nueve mil dólares divididos entre 10 (número de años) equivalen a $900.

Los agricultores de Big Beet pueden decidir qué hacer con esos 1,509 dólares de utilidad. Algunos agricultores principiantes optarían por reinvertir todo este dinero en la granja de inmediato (por ejemplo, comprando el equipo necesario o construyendo un galpón de empaque) en lugar de retirarlo como “retiros del propietario” o como ingresos familiares. Los agricultores principiantes también pueden optar por depositar la utilidad en una cuenta de reserva para una inversión de capital futura, como la compra de tierras. Mantener un colchón cómodo de efectivo en la cuenta corriente de la granja puede ayudarte a estar preparado para eventos inesperados, como que se descomponga un tractor o que alguien se enferme.

Ten en cuenta que los equipos, los edificios y los terrenos no figuran como gastos en el estado de resultados. Los valores de estas inversiones de capital se muestran como activos en el balance general y no se incluyen en el estado de resultados. En la cuenta de resultados, los gastos relevantes relacionados con los terrenos, los edificios y el equipo son los intereses del préstamo que recibiste para adquirir estos elementos, los costos de reparación y su depreciación anual. Del mismo modo, los pagos de capital realizados este año no se incluyen en la cuenta de resultados. Ese valor aparecerá como capital propio en tu balance general, al igual que el monto del capital aún pendiente de pago figura como pasivo en el balance general.

Balance general

Un balance general es un resumen del valor financiero total de la granja (activos). Esto incluye tu inversión propia (capital propio) y lo que debes (pasivos). Muestra cuánto dinero podrías quedarte si se vendiera la granja. La cuenta de resultados abarca un período de tiempo (un trimestre o un año), mientras que un balance general es una instantánea de tu situación financiera en un día específico. Puede ser cualquier día, pero por lo general se elabora al final del año.

Un balance general hace exactamente lo que su nombre indica: muestra una ecuación equilibrada en la que los activos (lado izquierdo) = pasivos más capital propio (lado derecho). Si lo piensas por un momento, verás que los activos incluyen todos los elementos de tu granja que tienen un valor monetario. Es probable que hayas pedido dinero prestado para comprar algunos de estos activos; los pasivos son lo que aún les debes a tus prestamistas por esos activos. El capital propio es todo lo que ya has pagado y/o el dinero ahorrado de los ingresos netos de años anteriores. Si la granja que se muestra en el ejemplo a continuación se vendiera hoy por 86 075 dólares, el agricultor podría quedarse con unos 23 075 dólares, dependiendo de los precios de mercado.

El capital propio es la cantidad de riqueza que has acumulado: tu inversión en la granja.

Entre la información clave que muestra el balance general se incluyen la solvencia, la liquidez y tu progreso financiero a lo largo del tiempo. Esto último se refleja al comparar tu patrimonio (o valor neto) de un año a otro. Si comparas dos o más balances generales anuales (siempre elaborados en la misma época del año), con suerte verás que tu patrimonio aumenta cada año a medida que vas pagando tus préstamos.

La solvencia se refiere a tu capacidad para saldar todas las deudas si la granja se vendiera hoy. Desde la crisis hipotecaria, se oye hablar mucho de propietarios de viviendas que están “bajo el agua”. En otras palabras, sus pasivos son mayores que sus activos y tienen un patrimonio neto negativo. Esto describiría la condición de ser insolvente.

La liquidez, que se refiere a tu bienestar financiero a corto plazo, también es sumamente importante. Te indica si contarás con suficientes ingresos provenientes de tu negocio durante los próximos 12 meses para pagar todas tus cuentas por cobrar en ese mismo período. Una regla general es que debas tener aproximadamente el doble en activos circulantes que en pasivos circulantes.

Para crear un balance general, comienza con la plantilla en blanco que se encuentra en el Apéndice 3 de esta publicación. Escribe la fecha de hoy en la parte superior de la página. Esto es importante porque un balance general tiene como objetivo reflejar tu situación financiera en un momento específico. A continuación, reúne tus datos. Para el lado de los activos, necesitarás un estado de cuenta mensual actualizado de tu cuenta corriente agrícola. También deberás hacer un inventario de los suministros que tienes disponibles, como semillas, herramientas y alimento para el ganado. Además, deberás incluir el valor de costo menos la depreciación (excepto en el caso de la tierra, que no se deprecia) de activos de corto, mediano y largo plazo, tales como edificios agrícolas, vehículos y terrenos.

Valoración de activos según el costo frente al valor de mercado actual

— Por Craig Chase, Extensión de la Universidad Estatal de Iowa: Gestión Agrícola – Sistemas Alimentarios y Emprendimientos Alternativos

“Siempre les he dicho a las personas con las que trabajo que contabilicen la maquinaria a su costo menos la depreciación y los terrenos a su costo. Una parte importante del problema en los años 80 surgió cuando el patrimonio neto de las granjas aumentaba rápidamente en los años 70 y los agricultores pedían préstamos utilizando ese patrimonio en aumento como garantía. El problema era que ese patrimonio neto se debía al rápido aumento del valor de la tierra y no a las utilidades generadas por el negocio. Así que, cuando los precios de la tierra cayeron repentinamente, las granjas se encontraron en una situación de deuda superior al valor de sus activos. Algo similar ocurrió recientemente en el mercado inmobiliario.”

“Si vas a llevar registros de resultados año tras año y compararlos, calcular el patrimonio neto de esta manera te permitirá ver si el negocio realmente está aumentando su capital propio o no, debido únicamente a lo que ocurre dentro de la empresa agrícola y no a las fluctuaciones del mercado. Dado que los activos circulantes se convertirán en efectivo en un plazo de 12 meses, los incluyo a su valor de mercado.

Sé que mucha gente recomienda que los agricultores y otros empresarios valoren todos sus activos a precios de mercado. … Una solución intermedia sería llevar un registro de ambos.

En el pasivo, necesitarás estados de cuenta que muestren los saldos de tus préstamos. Además, deberás calcular el monto del capital que debes pagar este año. Resta ese monto de tus pasivos a largo plazo e inclúyelo en los pasivos corrientes. No incluyas los intereses en el balance general; esos se registran en el estado de resultados.

Para calcular tu patrimonio neto, resta el total de pasivos del total de activos.

Mantenimiento de registros

El mantenimiento de registros consta de dos partes: recopilar los datos de origen (recibos o facturas) e ingresar los datos en un diario en papel o en una hoja de cálculo de un programa de computadora. Una ventaja de usar programas de computadora es que algunos generan estados de resultados y balances generales cuando se les solicita. Sea cual sea el método que elijas, tanto la recopilación como el ingreso de datos son tareas sencillas, pero requieren diligencia. Piensa en formas de guardar los recibos y mantenerlos juntos para no tirarlos por accidente —o tener que buscarlos más tarde—.

En la foto de la portada de esta publicación, se ven varios sobres etiquetados con diferentes categorías de gastos, como suministros, semillas y mantenimiento de autos y camionetas —de nuevo, basándose en los gastos que figuran en el formulario Schedule F del IRS—. Estos sobres se utilizan para guardar los recibos. Si compras cosas en el pueblo, ten una canasta en el auto para guardar los recibos y llevarlos a casa periódicamente.

Asegúrate de que la fecha, el proveedor y el artículo estén anotados en el recibo antes de guardarlo en la carpeta. Necesitarás esta información, junto con el monto de la compra, para hacer un asiento contable. Puedes esperar hasta fin de año para sumar y ingresar toda esta información directamente en una tabla de flujo de efectivo de operaciones, o puedes registrarla con una frecuencia semanal o mensual cuando te sientes a pagar las cuentas.

En cuanto a los ingresos, una forma práctica de registrar tus transacciones es utilizar facturas por duplicado. Simplemente entrega una de las dos copias junto con tu entrega a un comprador mayorista, como una tienda de abarrotes o un restaurante. En los lugares de venta directa, como un mercado de agricultores, donde no se utilizan recibos, puedes anotar el total del día directamente en el registro de ventas. (Consulta el Apéndice 4.)

Conclusión

Esta publicación tiene como objetivo ayudarte a dar los primeros pasos en el camino hacia una buena contabilidad agrícola. A medida que te sientas más cómodo con los números, podrás comenzar a desarrollar sistemas contables más sofisticados que te proporcionarán más y mejor información sobre tu negocio, lo que a su vez te ayudará a planificar y tomar decisiones de manera más eficaz. Por ejemplo, una vez que le hayas tomado el truco al uso de un estado de resultados, empieza a realizar ajustes de devengo —no solo por depreciación, sino también por variaciones en el inventario, cambios en el valor de los cultivos en crecimiento, gastos pagados por adelantado y cuentas por pagar y por cobrar—. Estos ajustes te darán una imagen más precisa de las ganancias y pérdidas del año.

También puedes llevar un registro de las ventas y los gastos de cada negocio (en lugar de solo por mercado), incluyendo las horas de trabajo dedicadas a cada cultivo. Esto te permitirá elaborar presupuestos para cada negocio y, de ese modo, tener una idea clara de la rentabilidad por cultivo. Por último, con unos cuantos cálculos sencillos a partir de las cifras de tus estados financieros, podrás evaluar la salud financiera de tu granja comparándola con los puntos de referencia establecidos. En la sección «Recursos adicionales» encontrarás material que te ayudará a aprender sobre estas prácticas contables y mucho más.

Recursos adicionales

Ag Decision Maker. Un sitio web sobre economía y negocios agrícolas creado y mantenido por la Extensión y Divulgación de la Universidad Estatal de Iowa. A continuación se enumeran algunas de sus características que se aplican a la contabilidad de los agricultores:

• Estados financieros agrícolas. 2008. William Edwards. 2008. Expediente C3-56.
• Puntos de referencia financieros seleccionados para la agricultura alternativa. Craig Chase. Expediente C3-65.
• Doce pasos para elaborar un presupuesto de flujo de efectivo. 2008. William Edwards. Archivo C3-15.
• Cómo utilizar los registros financieros para responder preguntas. 2012. Craig Chase. Expediente C1-41.
• Tu estado de resultados agrícola. 2008. William Edwards. Expediente C3-25.

Cómo crear un negocio sostenible: Guía para elaborar un plan de negocios para granjas y empresas rurales. 2003. Gigi DiGiacomo y otros. Instituto de Agricultura Sostenible de Minnesota (MISA).

Finanzas agrícolas sin miedo. 2011. Jody Padgham y otros. Servicio de Educación Orgánica y Sostenible del Medio Oeste (MOSES).

Manual de negocios para agricultores orgánicos. 2009. Richard Wiswall. Chelsea Green Publishing, White River Junction, Vermont.

Contabilidad básica: Guía para agricultores principiantes
Por Hannah Lewis, especialista en agricultura del NCAT
Publicado en diciembre de 2012
© NCAT
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Slot 448
Versión 010213

Esta publicación ha sido elaborada por el Centro Nacional de Tecnología Apropiada a través del programa de Agricultura Sostenible de ATTRA, en el marco de un acuerdo de cooperación con el Departamento de Desarrollo Rural del USDA.