Procedimientos operativos estándar para un negocio agrícola rentable

Por Dan Birnstihl, especialista en agricultura del NCAT

Resumen

Los procedimientos operativos estándar (SOP) pueden ayudar a las pequeñas granjas a aumentar sus ganancias al agilizar la capacitación de los nuevos empleados y mejorar la uniformidad en las tareas agrícolas. Esta breve publicación ofrece una visión general de los SOP, incluyendo cómo crearlos y utilizarlos.

Introducción

Un procedimiento operativo estándar, o SOP, es una guía de instrucciones paso a paso para las tareas que se realizan en la granja. Muchas granjas experimentan una alta rotación de mano de obra estacional, y los SOP sirven como herramienta para ayudar a los nuevos empleados a aprender nuevas tareas de manera rápida y correcta sin necesidad de una supervisión constante. Si los SOP están diseñados correctamente, ayudan incluso al empleado menos capacitado a completar la tarea sin confusiones. Contar con SOP sólidos, bien redactados, de fácil acceso y ubicados adecuadamente puede hacer que las tareas y los productos de la granja sean más consistentes, al garantizar un proceso uniforme entre los empleados nuevos y los veteranos.

Ejemplo de procedimiento operativo estándar (SOP) para lavar verduras de hoja verde. Imagen: NCAT

¿Qué tareas requieren un procedimiento operativo estándar (SOP)?

Casi cualquier tarea en la granja que se realice con regularidad podría beneficiarse de un conjunto de instrucciones escritas. Una pequeña granja de hortalizas podría utilizar un procedimiento operativo estándar (SOP) para cada cultivo, en el que se describan todas las etapas del ciclo de vida del cultivo, desde la siembra hasta la venta. También es posible que necesites procedimientos operativos estándar (SOP) sobre cuándo y cómo limpiar instalaciones como salas de lavado y empaque, viveros o camionetas de reparto; cómo realizar tareas agrícolas como preparar los campos o los canteros elevados, o limpiar y desinfectar las cajas reutilizables de almacenamiento y cosecha; o cómo llevar a cabo tareas de mercadotecnia como recibir pedidos, gestionar entregas o reponer suministros.

Creación de un procedimiento operativo estándar (SOP)

El primer paso para crear un procedimiento operativo estándar (POS) es definir qué información es importante que conozca tu personal. Por ejemplo, en una pequeña granja de hortalizas, el agricultor tal vez quiera contar con POS para cada cultivo que se produce en la granja. El POE de cada cultivo debe detallar qué variedades se utilizan, el espaciamiento adecuado al plantar, los requisitos de fertilización y riego, el equipo necesario, el calendario y los principios de cultivo de ese cultivo, las estrategias de manejo de malezas y protección contra plagas, así como instrucciones paso a paso para plantar, cosechar, acondicionar y almacenar el cultivo. La siguiente plantilla utiliza los microvegetales de rábano como ejemplo de POE.

Una vez que se haya elaborado el borrador de un procedimiento operativo estándar (POS), intenta realizar la tarea siguiendo únicamente los pasos descritos en el POS. Si falta algún paso o hay alguno que no esté claro, modifica el documento. Cuando consideres que las instrucciones están completas, pide a un empleado que intente realizar el mismo proceso y, a continuación, revisa el POS nuevamente, si es necesario. Cuando se haya completado el borrador final, una persona sin capacitación debería poder realizar la tarea con éxito de principio a fin utilizando únicamente la información contenida en el POS.

Aunque los procedimientos operativos estándar (SOP) no tienen por qué ser muy elaborados, deben tener una organización y un formato coherentes, para que a los empleados les resulte fácil encontrar rápidamente la información que necesitan. Si en tu granja hay empleados cuyo idioma principal no es el inglés, considera pedirles que te ayuden a traducir los SOP a su idioma, para que puedas mantener manuales de SOP en varios idiomas.

Cómo utilizar un procedimiento operativo estándar (SOP)

Los manuales principales de los procedimientos operativos estándar (SOP) deben imprimirse y colocarse en áreas de mucho tránsito, como las salas de descanso de los empleados, los cobertizos de herramientas, las oficinas, las instalaciones de procesamiento, los vehículos de la empresa u otros lugares que los empleados utilicen con frecuencia. Se deben tener a la mano carpetas adicionales con los SOP para que, cada vez que los empleados realicen tareas, puedan tener una copia del SOP a la mano y abrirla en la página correspondiente a la tarea que estén realizando. Asegúrese de que los empleados consulten estos SOP mientras realizan sus tareas.

En el caso de los procedimientos operativos estándar (SOP) que se llevan a cabo en un área específica, como un vivero o una planta de empaque, puede ser útil imprimir los SOP correspondientes y colocarlos en lugares visibles, además de mantenerlos en el manual maestro de SOP.
Como propietario o gerente de una granja, es importante dar un buen ejemplo y demostrar a los empleados más nuevos que incluso los trabajadores con más experiencia siguen utilizando los SOP para asegurarse de que no se omita ningún paso sin querer.

Conclusión

La mayoría de las grandes empresas, así como las Fuerzas Armadas de EE. UU., han adoptado los procedimientos operativos estándar (SOP) para garantizar que los empleados de todos los orígenes y niveles de habilidad realicen su trabajo de manera consistente. Estos procedimientos pueden ayudar a reducir la confusión entre los empleados, garantizar la uniformidad en el producto de la empresa y proteger a los propietarios de negocios al demostrar a los investigadores externos que existen sistemas para asegurar que los empleados realicen sus tareas de acuerdo con la normativa. Para las granjas de cualquier tamaño, es especialmente importante aprovechar estas herramientas para garantizar que los alimentos se cultiven de manera segura, eficiente y rentable.

Ejemplo de procedimiento operativo estándar (SOP) para la poda del tomate. Imágenes: Hip Peas Farm

Caso práctico: Granja Hip Peas

Hip Peas Farm es una granja de hortalizas de pequeña escala ubicada en la zona periurbana de New Hampshire. La granja cuenta con dos empleados de tiempo completo, además de entre cuatro y diez empleados de tiempo parcial durante la temporada principal de cultivo. Utilizan un cuarto de acre de espacio en invernadero para abastecer a mercados de agricultores, restaurantes y una CSA de 30 miembros, al tiempo que administran un espacio para eventos en el mismo lugar.

Uso de los procedimientos operativos estándar (SOP)

Al igual que muchos agricultores, Hip Peas Farm experimenta una alta rotación de sus empleados de temporada cada año. Por ello, utilizan procedimientos operativos estándar (SOP) para ayudar a los miembros de su equipo a mantener prácticas consistentes en la granja. «El uso de los SOP nos ha ahorrado tiempo, ha reducido la confusión y ha disminuido el desperdicio de alimentos», afirma Jacob Midura, gerente de la granja. «Muchos empleados no están seguros de cómo realizar sus tareas, pero contar con un SOP les sirve de guía y responde a la mayoría de sus preguntas.» Los procedimientos operativos estándar (SOP) han ayudado a los empleados con tareas específicas, como la limpieza y desinfección adecuadas de su área de lavado, al tiempo que han aumentado la vida útil de los cultivos cosechados, han reducido el tiempo de capacitación necesario para enseñar a los empleados cómo podar y entutorar cultivos específicos, y han mejorado la uniformidad en las tareas. Midura señala que los SOP ayudan a que los empleados de la granja realicen su trabajo de manera eficiente, lo que garantiza la consistencia entre los productos.

Procedimientos operativos estándar para un negocio agrícola rentable
Por Dan Birnstihl, especialista en agricultura del NCAT
Publicado en agosto de 2022
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Versión 083022

Esta publicación ha sido elaborada por el Centro Nacional de Tecnología Apropiada a través del programa de Agricultura Sostenible de ATTRA, en el marco de un acuerdo de cooperación con el Departamento de Desarrollo Rural del USDA.